cải cách doanh nghiệp

[fujiyama]

Hệ thống quảng cáo SangNhuong.com

Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam chúng ta đều được xây dựng từ những người làm kỹ thuật và đây cũng chính là một trong những điểm yếu của doanh nghiệp Việt Nam. Hơn thế nữa, chúng ta cũng thường vận hành theo kiểu "Hữu xạ tự nhiên hương". Vì thế trong những thời điểm khó khăn kinh tế như hiện tại, khả năng vận hành và lèo lái doanh nghiệp đi đúng hướng luôn là thử thách với các doanh nghiệp. Với một vài kiến thức nhỏ của mình, tôi hy vọng bài viết của mình có thể có chút ý nghĩa nào đó với các doanh nghiệp.

1.Khống chế chi phí đầu vào

Về mặt cơ bản, phần lớn các doanh nghiệp đều biết điều này, nhưng cách thức thực hiện thì hiện tại vẫn rất thủ công và chủ quan. Một trong những cách thức hiệu quản là xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị chuẩn trong đó bắt buộc phải có 2 mẫu như sau:

a.Danh sách mười loại chi phí/nguyên vật liệu phải trả tiền nhiều nhất. Từ báo cáo này, ban quản trị sẽ thấy ra được những mặt hàng nào đang nhập khẩu, đang bị mua giá cáo từ nhà cung cấp… Từ đó các giải pháp đề xuất là đổi nhà cung cấp, tìm nguồn hàng thay thế…

b.Danh sách mười nhà cung cấp phải trả tiền nhiều nhất.
Nhiều lúc, việc không giám sát kỹ giá thị trường cũng chính là việc doanh nghiệp tự tiếp tay cho nhà cung cấp tự do làm giá hoặc chính bộ phân thu mua móc nối với nhà cung cấp… dựa trên báo cáo này và báo cáo (a), ban lãnh đạo có thể tìm ra được các loại chi phí/nguyên vật liệu chiếm nhiều chi phí hoạt động của công ty từ đó có thể điều đình lại giá cả, tìm nhà cung cấp khác …
c.Khả năng ứng dụng: Hướng giải quyết này rất hiệu quả và đặc biệt gần như mọi doanh nghiệp đều có thể áp dụng để cải cách chính mình.

2. Tinh giản bộ máy nhân sự

Tinh giản bộ máy nhân sự theo hướng tích cực và tăng cường khai thác năng lực nhân viên. Việc lạm phát tăng cao khiến chi phí lương bổng cũng tăng theo, và đây chính là lúc các doanh nghiệp cần xem lại bộ máy nhân sự của mình, các vị trí nào cần cắt giảm và sáp nhập, dưới đây là một vài đề xuất:

a. Với các doanh nghiệp văn phòng, nhân viên Quản trị hành chính có thể kiêm luôn vị trí tiếp tân. Các kế toán thu chi, thủ quỹ có thể gộp thành một và tất nhiên cần phải giám sát kỹ hoạt động của thủ quỹ. Đối với vấn đề hệ thống máy móc và mạng máy tính, nhân viên IT có thể đảm nhiệm các việc cơ bản và trong khả năng thay vì thuê bên thứ ba đảm nhiệm việc bảo trì bảo hành khi có sự cố, hoạch định kỹ các hạng mục cần thuê bảo trì hàng tháng như hệ thống máy chủ …

b.Với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống hoặc sản xuất, việc cắt giảm nhân sự và dùng lương của nhân sự đó tăng cho phần nhân sự còn lại cũng là một giải pháp tốt khuyến khích sự năng động của nhân viên, giảm đi sự đùn đẩy công việc khi có ít khách hàng. Tuy nhiên, các bạn phải chú ý là chỉ áp dụng khi nhân viên có tính phe nhóm và đùn đẩy công việc. Trong trường hợp toàn bộ nhân viên là một thể thống nhất thì giải pháp trên không tốt, mà nên áp dụng việc luôn phiên nghĩ phép không lương trên một sự thỏa thuận cụ thể với toàn bộ nhân viên hoặc Công đoàn.

c.Với các công ty phần mềm và gia công phần mềm, việc thường xuyên giám sát hoạt động của các nhóm sẽ cho ban quản trị thấy được đã đến lúc cần phải giữ lại ai, và đưa ai lên làm key-person. Một ví dụ sau đây sẽ giúp cho các bạn thấy được sự tinh tế của một người quản trị nhân sự. Ở một công ty phần mềm mà bạn tôi là lập trình viên ở đó, vào một buổi sáng, họ vô cùng ngạc nhiên khi thấy người trưởng nhóm sau khi nghĩ phép hai tuần vừa trở lại làm việc đã được Xếp cho nghĩ luôn, thực tế trước đó vị Xếp này đã cho gọi người trợ lý của anh kia lên và hỏi về tình hình công việc trong hai tuần người trưởng nhóm vắng mặt và ông ta thấy thật tuyệt vời, các công việc mặc dù rất khó nhưng đã được người trợ lý và nhóm anh ta giải quyết khá suôn sẽ. Và như vậy ông sếp nhận ra rằng, việc có hay không có vị trưởng nhóm cũng sẽ chẳng hề anh hưởng đến công việc và người trợ lý này cũng đã đạt độ chín để lên làm một trưởng nhóm. Tất nhiên, không phải lúc nào các doanh nghiệp cũng có thể áp dụng điều này nhất là khi doanh nghiệp đó không quản lý tốt công việc như có hay không có giám đốc kỹ thuật, việc quản lý dự án và tài liệu dự án có đầy đủ và an toàn hay không, bí mật kinh doanh và công nghệ …

3.Tăng cường tìm kiếm nguồn hàng đầu vào

Tình hình kinh tế hiện nay khiến chi phí vận chuyển, giá cả nguyên vật liệu đầu vào tăng cao đáng kể, để vượt qua điều này không phải là dễ dàng với phần lớn các doanh nghiệp vì thế chắc chắn sẽ có một vài doanh nghiệp tạm ngưng hoạt động hoặc tìm cách bán hay phá sản. Như vậy đây cũng là một cơ hội để các doanh nghiệp khác tìm mua nguyên phụ liệu dư thừa, mua luôn cả bộ phận sản xuất, thuê gia công với chi phí thấp hoặc sáp nhập để cùng nhau vượt qua giai đoạn khó khăn … Tuy nhiên, việc thương lượng hay điều đình tốt nhất đều nên dự trên nguyên tắc đôi bên cùng có lợi (Win-Win solutions) nhằm đạt được thỏa thuận trong những giai đoạn cần thiết.

4.Thay đổi kiểu kinh doanh truyền thống

Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung thường được mở ra bởi các chủ doanh nghiệp có mối quan hệ và có thể có hợp đồng ngay lúc mở doanh nghiệp nên thường không chủ động tìm kiếm khách hàng mà dần dần hoạt động theo kiểu lệ thuộc và theo lối rất thụ động. Các chủ doanh nghiệp không chuyên thì nên thường xuyên tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn được tổ chức bởi các tổ chức uy tín và những chuyên gia giảng giải nhằm học hỏi kinh nghiệm và xứ lý tình huống. Đồng thời cần phải gia tăng quảng cáo, các hoạt động PR nhằm tạo cho người dùng khái niệm về sản phẩm, biết về thương hiệu của mình và tất nhiên, các việc này phải làm từ sớm, có các gói kinh phí (budget) theo từng năm, từng thời kỳ.

Tăng cường giám sát hoạt động kinh doanh và điều phối hàng thông qua hệ thống phần mềm và biểu mẫu báo cáo cụ thể. Ví dụ: Với báo cáo chỉ số phân phối hàng và báo cáo chỉ số kinh doanh mặt hàng đó, bạn sẽ biết được mặt hàng nào bán chạy ở khu vực nào, từ đó luân chuyển hàng hóa giữa các địa phương nhằm gia tăng chỉ số tiêu thụ. Báo cáo kinh doanh mặt hàng theo mùa trong năm cũng cho biết được xu hướng tiêu thụ của khách hàng, từ đó điều tiết sản xuất cho phù hợp. Chấp nhận các đợt khuyến mãi kịp thời nhằm giải tỏa hàng tồn kho cũng là một cách thu hồi vốn nhanh và giảm chi phí kho bãi. Tích cực nghiên cứu sản xuất sản phẩm mới cũng là một trong các giải pháp cụ thể để làm mới mình và kích thích tiêu thụ từ phía người tiêu dùng.